برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک،‌ کلید راهبری سازمان‌هاست

گفتگوی ویژه نشریه «برقاب» با علیرضا صبوری، مدیرعامل توزیع برق استان خراسان شمالی به مناسبت هفته مدیریت مصرف وصرفه جویی.

امروزه داشتن یک برنامه در فعالیت‌ها ضروری است. گاهی اگر برخی اقدامات در زمان خود اجرا نشود، هزینه‌های زیادی، چه در اجرا و چه در آسیب‌های احتمالی، بر شرکت‌ها تحمیل می‌کند. حفظ تجهیزات و منابع انسانی، یک ضرورت است و بدون داشتن یک برنامه منسجم و متوازن در تمامی بدنه سازمانی نمی‌توانیم به ناب شدن در توزیع برق برسیم. در این گفتگوی اختصاصی با علیرضا صبوری، ‌مدیرعامل این شرکت، از راهکارها و برنامه‌ریزی‌های شرکت توزیع برق استان خراسان شمالی مطلع می‌شویم.

*لطفا از برنامه‌های بلندمدت که برای توزیع برق استان خراسان شمالی تدوین شده است، برای خوانندگان ما بفرمایید.

با توجه به تغییرات محیطی که در حال حاضر شتاب زیادی به خود گرفته و پیچیده شدن تصمیمات سازمانی، لزوم به‌کارگیری برنامه‌ای جامع برای مواجهه با این‌گونه مسائل بیشتر از گذشته ملموس می‌شود. این برنامه چیزی جز برنامه و مدیریت استراتژیک نیست. مدیریت استراتژیک با تکیه بر ذهنیتی پویا، آینده‌نگر، جامع‌نگر و اقتضایی راه حل بسیاری از مسائل سازمان‌های امروزی است. پایه‌های مدیریت استراتژیک بر اساس میزان درک مدیران از شرکت‌های رقیب، بازارها، قیمت‌ها، عرضه‌کنندگان مواد اولیه، توزیع‌کنندگان، دولت‌ها، بستانکاران، سهامداران و مشتریانی است که در سراسر دنیا وجود دارند و این عوامل، تعیین‌کنندگان موفقیت تجاری در دنیای امروز هستند. پس یکی از مهم‌ترین ابزارهایی که سازمان‌ها برای حصول موفقیت در آینده می‌توانند از آن بهره گیرند، مدیریت استراتژیک خواهد بود.

علاوه بر رضایت ناشی از به عهده گرفتن مسئولیتِ آینده‌ سازمان، دست‌کم چهار دلیل جذاب برای استفاده از مدیریت استراتژیک وجود دارد.

  1. با ارائه‌ اطلاعات و پیش‌بینی‌های مربوط به آینده، فرصت تأثیرگذاری بر آن را فراهم می‌کند یا وضعیت انفعال را به وضعیتی پویا تبدیل می‌کند.
  2. اطلاعات بهتری درباره‌ نیاز‌ها و امکانات مرتبط با محیط و مسائل موجود فراهم می‌کند.
  3. به تعریف مأموریت کلی سازمان و تمرکز بر تحقق اهداف کمک می‌کند.
  4. مسیر حرکت، ماندگاری و روش رهبری و مدیریت منابع انسانی سازمان را تأیید می‌کند. افراد را در جای درست قرار می‌دهد و معیارهایی برای تعیین میزان پاسخگو بودن افراد، برنامه‌ها و منابع اختصاص‌یافته تعریف می‌کند.

به طور کلی، برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک کلید در دست گرفتن سرنوشت سازمان است و این کار را با کمک به کنترل آینده به شکل جمعی و با همیاری اعضای سازمان انجام می‌دهد. یک ضرب‌المثل مشهور ژاپنی می‌گوید: «هنگامی‌که شما از تشنگی می‌میرید، خیلی دیر است که در مورد حفر چاه فکر کنید».

برنامه‌ریزی اقدامی است که ما از حرکت‌های بزرگ حرفه‌ای تا ساده‌ترین وظایف مانند معرفی یک ایده به طور آگاهانه یا از روی عادت در زندگی انجام می‌دهیم. برای موفقیت در هر کاری نیازمند برنامه‌ریزی هستیم. در همین راستا، این شرکت نیز نسبت به تدوین برنامه استراتژی بلندمدت برای فعالیت‌های مهم و تاثیرگذار خود اقدام کرده است که همه‌ساله نیز با توجه به تغییرات محیطی و سایر عوامل درونی و تحلیل ذینفعان و… مورد بازبینی و بازنگری قرار می‌گیرد و پس از تایید و تصویب برنامه‌های عملیاتی سالانه در موضوعات مختلف استراتژی توسط صاحبان فرآیند به تمامی واحدهای زیرمجموعه ابلاغ می‌شود و مورد اجرا و پایش قرار می‌گیرد.

 

*مأموریت اصلی شرکت توزیع نیروی برق خراسان شمالی چیست؟

مأموریت فلسفه وجودی و رسالت سازمان است و مشخص می‌سازد که چارچوب فعالیت سازمان چیست و به چه نیازی از جامعه پاسخ می‌دهد. مأموریت یک سازمان مشتری، محصول، جغرافیای رقابت، کانون تمرکز و هدف‌های فعالیت سازمان را مشخص می‌کند و نشان می‌دهد شرکت چگونه قصد دارد به این هدف‌ها دست یابد. این مفاهیم در قالب بیانیه مأموریت مدوّن می‌شود.

بر اساس ضوابط و مقررات جاری وزارت نیرو، شرکت توزیع نیروی برق خراسان شمالی موظف به توزیع پایدار انرژی الکتریکی مورد نیاز مشتریان و تأمین برق متقاضیان جدید در محدوده عملیاتی تعریف‌شده خود است. این شرکت در نظر دارد با استفاده از فناوری‌های جدید، سیستم‌های روز مدیریتی و الگوهای استاندارد جهانی و با ارائه خدمات بی‌وقفه و مستمر خود، گسترده‌ترین ارتباط مردمی را در سطح منطقه برقرار کرده و به بالاترین سطح کیفیت ارتقا دهد.

مأموریت شرکت توزیع نیروی برق خراسان شمالی:

  1. توزیع برق مطمئن و پایدار بـرای تمامی مشترکـان و ذینفـعان؛
  2. بهبود مستمر در ارائه خـدمات به مشتـرکان و ذینـفعـان خود؛
  3. ارتـقای سطـح سلامـت نـظـام اداری؛
  4. آموزش و بهبود کیفیت زندگی و رفاه اجتماعی کارکنان شـرکت، به‌منظور ارتقای سطح مسئولیت‌پذیری؛
  5. بهبود وضعیت سلامت فنی پرسنل و جامعه در قالب برنامه‌های خاص ایمنـی و زیست‌‌محیطی.

 

*ارزش‌های کلیدی که مدیریت مجموعه شرکت برای پرسنل خود ترسیم کرده چیست و برای ایجاد و کسب این ارزش‌ها چه برنامه‌هایی را اجرا کرده است؟

ارزش‌های کلیدی معیارهایی برای تصمیم‌گیری درست، اقدام‌های مطلوب و فرآیندهای جهت‌ساز سازمان فراهم می‌کنند. بیانیه ارزش‌های کلیدی اگر به‌گونه‌ای مؤثر تنظیم شود، هدف‌های مشترک در سازمان ایجاد می‌شود، در باورها، شیوه تفکر و شیوه عمل رده‌های مختلف سازمان یکپارچگی به وجود می‌آید، بسیاری از اقدام‌های مطلوب در راستای هدف‌های سازمان به صورت خودکنترلی به پیش می‌رود، فضای بازنگری برای خلاقیت‌های فردی و اقدام‌های خودجوش بدون نگرانی از هرج‌ومرج سازمانی ایجاد می‌شود، مدیریت، تسهیل و معنادار خواهد شد و با وجود تغییرات شرایط محیطی و استراتژی‌های متفاوت، مفاهیم زیربنایی فعالیت سازمان پایدار خواهد ماند.

به عبارتی ارزش‌ها عبارت از مجموعه باورهای شرکت است. ماحصل پاسخ‌های سؤالات بالا ارزش‌های شرکت توزیع برق خراسان شمالی را تعیین می‌کند.

برای تهیه بیانیه ارزش‌ها و رسیدن به چشم‌انداز شرکت، مجموعه مدیران ارشد شرکت توزیع، خط قرمزهایی را مشخص کرده‌اند که از آنها عبور نکنیم. این خطوط قرمز که شامل ویژگی‌های رفتاری، ملّی، مذهبی، اخلاقی، فنی، اجتماعی و فرهنگی می‌شوند، ارزش‌های شرکت هستند.

ارزش‌های کلیدی شرکت توزیع نیروی برق خراسان شمالی:

– تأمین به‌موقع خواسته‌های مشتریان و متقاضیان و ذی‌نفعان شرکت و کسب رضایتمندی آنها با توجه به قوانین و مقررات به‌عنوان رکن اساسی خدمت‌رسانی در این شرکت محسوب شده و تمامی تلاش این شرکت در این راستا خواهد بود تا خدمات خود را منطبق با قوانین و استانداردهای تعیین‌شده و نیز به شکل منصفانه و در شأن و شخصیت مشتریان خود عرضه بدارد. برای ما بسیار بااهمیت است که از تکنولوژی‌های روز عقب نمانده و متناسب با نیاز و شرایط کلی شرکت از امکانات، سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای جدید استفاده کنیم و در مجموع آن را نگرشی جدید در خدمت‌رسانی نوین به همه مشتریان و متقاضیان خود تلقی می‌کنیم.

– موضوعات جدید؛ بخصوص در بخش کاهش خاموشی‌ها، کاهش تلفات، بهبود کیفی در خدمات‌رسانی، افزایش ضریب بهره‌وری در شبکه‌ها و تجهیزات نیروی برق، مدیریت بهینه مصرف برق، ایمنی در حوزه برق اعم از داخلی و مردمی و نیز افزایش بهره‌وری همه منابع انسانی که می‌تواند این شرکت را در رسیدن به برنامه‌های خود موفق کند، به‌عنوان موضوعات کلیدی تلقی می‌شوند.

*بازخورد اجرایی برنامه‌های مدیریت در کسب ارزش‌های کلیدی بین مراجعان به شرکت شما چگونه بوده و چگونه سنجیده می‌شود؟

در محیط پرتغییر دنیای امروز، سازمان‌های متعالی همواره و به سرعت در برابر تغییر نیازها و انتظارات ذینفعان، چابک، منعطف و پاسخگو هستند. این سازمان‌ها نیازها و انتظارات ذینفعان خود را اندازه‌گیری و پیش بینی کرده، تجربیات و ادراکات آنها را نظاره و عملکرد سایر سازمان‌ها را بررسی می‌کنند. در این سازمان‌ها، اطلاعات مربوط به ذینفعان فعلی و آینده، جمع‌آوری شده و به منظور تعیین، به‌کارگیری و بازنگری خط‌مشی‌ها، استراتژی‌ها، اهداف، شاخص‌ها و برنامه‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت مورد استفاده قرار می‌گیرد. این اطلاعات می‌تواند در دستیابی به مجموعه متوازنی از نتایج مورد انتظار ذینفعان کمک کند که با توجه به برنامه‌های مختلف تعریف شده در این شرکت مطابق سیستم‌های مدیریتی از قبیل: BSC، CRM، EFQM و … از ذینفعان و مراجعین بازخورد و تحلیل صورت می‌گیرد.

کارت امتیازی متوازن(BSC) یک ابزار مدیریتی برای اجرای استراتژی است؛ گزارش ساختاربندی شده و نیمه‌استانداردی که به مدیران اجازه می‌دهد بتوانند به راحتی بر روند اجرای فعالیت‌ها توسط کارکنان نظارت داشته باشند و نتایج این فعالیت‌ها را بررسی و کنترل کنند. ویژگی اصلی کارت امتیازی متوازن در اختیار گذاردن بستری مناسب برای شناخت قوانین و روابط علت و معلولی حاکم بر دنیای کسب‌وکار و همچنین استخراج برنامه‌های عملیاتی برای اجرایی کردن استراتژی سازمان است.

روش کار به این صورت است که ابتدا در وجه مسائل استراتژیک، موضوع‌های استراتژیک تعیین می‌شود. سپس برای شناخت دقیق‌تر نحوه امکان دستیابی به اهداف مورد نظر در موضوع‌های استراتژیک، به سراغ وجه فرآیند و عملیات رفته، مشخص می‌کنیم که برای برآورده ساختن چشم‌انداز و تحقق موضوع‌های استراتژیک، فرآیندهای داخلی سازمان باید چه شرایط و ویژگی‌هایی را جهت دستیابی به سرآمدی داشته باشند. در ادامه و در وجه مالی، مشخص می‌کنیم که برای تحقق موضوعات استراتژیک و سرآمدی فرآیندها و عملیات مستلزم تحقق چه موضوعات یا اهداف مالی هستیم. در نهایت در وجه رشد و یادگیری به شناسایی سرمایه‌گذاری‌های لازم برای توسعه منابع انسانی، توسعه سیستم‌های اطلاعاتی و توسعه سرمایه و فرهنگ سازمانی می‌پردازیم تا امکان و بستر دستیابی به اهداف تعیین‌شده در وجه مالی و وجه فرآیندها و عملیات فراهم شود.

نقشی که کارت امتیازی متوازن در برنامه‌ریزی استراتژیک بازی می‌کند، ایجاد ارتباط میان استراتژی سازمان و راهکارها و اقدام‌های اجرایی در زنجیره‌ای از روابط علّت و معلولی با رویکرد تمرکز است. به این ترتیب، نتایج برنامه‌ریزی استراتژیک معلق نمانده و به شکلی روشن و شفاف به راهکار، اقدام و شاخص‌های مورد نیاز پیوند می‌خورد.کارت امتیازی متوازن ابزاری برای شناسایی موضوع‌های استراتژیک یا توسعه استراتژی‌‌های سازمان نیست؛ بلکه موضوع‌های استراتژیک را دسته‌بندی می‌کند و سنجه‌های اندازه‌گیری تحقق اهداف و راهکار و اقدام‌های عملی را روشن می‌سازد و به این ترتیب استراتژی سازمان را به اقدام و عبارت‌های عملیاتی ترجمه می‌کند.

در نهایت سنجه‌های اندازه‌گیری تعریف‌شده در تمامی اقدامات تعریف‌شده استراتژیک در نرم‌افزار به صورت مکانیزه تعریف شده و بر اساس دوره‌های پایش تعریف‌شده آن شاخص پایش، بررسی و تحلیل می‌شود و در صورت نیاز نسبت به تعریف اقدام اصلاحی یا بازنگری شاخص در کارگروه تخصصی اقدام می‌شود.

همچنین برای تفهیم برنامه استراتژی، بنده به عنوان مدیرعامل شرکت و همه مدیران ارشد شرکت در تمامی جلسات مرتبط با کارکنان و مدیران و نیز سایر ذی‌نفعان شرکت، نسبت به تفهیم و تبیین آن اقدام کرده و از سایر روش‌های اطلاع‌رسانی به کارکنان توسط دفتر توسعه‌ مدیریت و تحول اداری از قبیل ماهنامه داخلی شرکت، تراکت‌ها، دوره‌های آموزشی، جلسات متفرقه و …اقدامات لازم را انجام می‌دهیم.

مکانیزم لازم برای اجرایی کردن برنامه‌ها در کل شرکت شامل واحدهای ستادی و مدیریت برق شهرستان‌ها تعریف شده و تمامی واحدها از نقش خود جهت دستیابی به این چشم‌انداز آگاهی دارند. قطعاً ضرورت توسعه درک از مفاهیم آن و نقش کارکنان در اجرای آن رویه‌ای بلندمدت خواهد بود تا نقصان حاصل از ابهام و کم‌اطلاعی از آن جبران شود.

همچنین با هدف دریافت بازخورد از مشتریان و مراجعان شرکت از خدمات ارائه‌شده، این شرکت هرساله با روش‌های مختلف نسبت به انجام نظرسنجی از مشتریان و کارکنان شرکت به عنوان ذینفعان اصلی اقدام می‌کند و نتایج نظرسنجی در جلسات تخصصی با حضور واحدهای مرتبط بررسی و تحلیل می‌شود. علاوه بر انجام نظرسنجی از مشتریان و کارکنان، واحدهای زیرمجموعه این شرکت، سالانه مطابق مدل تعالی EFQM نسبت به انجام خودارزیابی اقدام و به صورت کامل در محور نتایج و زیرمعیارهای نتایج مشتریان، نتایج جامعه، نتایج کارکنان و شاخص‌های کلیدی عملکرد، اطلاعات و عملکرد به صورت تخصصی و کامل از طریق نرم‌افزار مربوطه پایش، بررسی می‌شود و در صورت نرسیدن به اهداف تعیین‌شده، نسبت به تعریف اقدامات اصلاحی و پروژه‌های بهبود اقدام می‌شود.

*با توجه به موقعیت اقلیمی استان، فصل گرما از چه تاریخی شروع می‌شود و پیش‌بینی شما در عبور از این فصل در مهار پیک‌های مصرف چگونه است؟

خوشبختانه در استان خراسان شمالی معمولا دمای هوا از متوسط دمای کشور پایین‌تر است؛ ولی در سال‌های اخیر به جهت تغییرات اقلیمی، متوسط دمای استان نسبت به سال‌های قبل در روزهای مشابه بیشتر بوده است و معمولا از ۱۵ خرداد تا ۱۵ شهریورماه ، زمان پیک برق استان است و طبیعتاً با افزایش دما و استفاده مردم از کولر گازی، افزایش مصرف برق کاملاً مشهود است.

*آیا در فصل تابستان در سطح استان خاموشی خواهیم داشت؟ در صورت مثبت بودن به مصرف‌کنندگان مسکونی و صنعتی چگونه اطلاع‌رسانی خواهید کرد؟

با توجه به برنامه‌ریزی انجام‌شده و پیگیری‌های مجدانه وزیر محترم نیرو و مدیرعامل محترم شرکت توانیر از نیمه دوم سال گذشته به گونه‌ای برنامه‌ریزی شد که بتوانیم از حداکثر ظرفیت نیروگاهی کشور به جهت افزایش تولید برق در کشور بهره‌مند شویم؛ لذا شرایط امسال نسبت به پیک سال ۱۴۰۰ بسیار مطلوب‌تر پیش‌بینی شده و اگر مشترکین خانگی و تجاری در مصرف بهینه همت مضاعفی داشته باشند، با برنامه‌ریزی‌هایی که در بخش صنایع و کشاورزی انجام پذیرفته، امید است در بخش خانگی خاموشی اعمال نشود و در صورت وقوع شرایط خاص، چنانچه مقرر باشد به بخش خانگی خاموشی اعمال شود، زمان اعمال خاموشی و مدت زمان آن از طریق اپلیکیشن «برق من» به مشترکین اطلاع‌رسانی خواهد شد.

*سال ۱۴۰۰ مزین به شعار اقتصاد مقاومتی بوده، ماحصل کار شما در این بازه زمانی چه بوده است؟

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های کار، تمرکز بر مصادیقی است که بر حفظ ذخایر انرژی تأکید دارد. تا پایان سال ۱۴۰۰ با نصب مجموع بیش از ۵۰ هزار دستگاه چراغ LED در روشنایی معابر شهرهای استان، ضمن ارتقای کیفیت روشنایی معابر و سازگاری با محیط زیست، معادل یک نیروگاه مجازی تجدیدپذیر ۳.۱ مگاواتی کمک شایانی به پیک مصرف و نیز حفظ ذخایر انرژی شد. ضمن اینکه با اصلاح ساختار شبکه‌های توزیع و توسعه اتوماسیون اداری و نیز تبدیل شبکه سیمی به کابلی بر پایداری شبکه و جلوگیری از خاموشی‌های ناخواسته، کمک شایانی کرده تا ظرفیت‌های تولیدی استان با بهترین و بیشترین کیفیت به کار خود ادامه دهند.

نکته دیگر، استفاده از ظرفیت PM به عنوان دستاوری برای حفظ تجهیزات شبکه برق، کاورینگ شبکه، تعویض مقره، اقدامات مرتبط با ترموگرافی، توسعه فعالیت‌های خط گرم و مدیریت دارایی فیزیکی است که تنها بخشی از فعالیت‌هایی است که ارزش افزوده‌ای بر هزینه‌های بهره‌برداری ایجاد کرده و این خود می‌تواند از مصادیق و اقدامات مهم شرکت در توسعه اقتصاد مقاومتی باشد.

*تولید انرژی‌های تجدیدپذیر می‌تواند حجمی از مصرف برق کشور را پوشش دهد. آیا شما از این اهرم بهره‌مند هستید؟

۱۷۷ نیروگاه خورشیدی در کل استان توسط بخش خصوصی با ظرفیت تقریبا ۲ هزار و ۹۰۰ کیلووات احداث شده است که می‌تواند سالانه نزدیک ۵ میلیون کیلووات ساعت برق تولید کند که این میزان، برق ۱۵۰۰خانوار را تأمین می‌‌کند.

*معمولا به دلیل فشار بیش از حد از طول عمر مفید تجهیزات برقی کاسته می‌شود. در موضوع به‌روزرسانی این تجهیزات چه اقداماتی داشته‌اید؟

خوشبختانه عملیات تعمیرات و نگهداری پیشگیرانه در خطوط فشار متوسط و ضعیف به صورت کاملاً برنامه‌ریزی شده و مکانیزه در حال انجام است و با بهره‌گیری از تکنولوژی روز دنیا سعی شده شبکه توزیع همیشه شرایط مطلوبی داشته باشد.

*اگر نکته و نظری باقی مانده است، بفرمایید.

امروزه داشتن یک برنامه در فعالیت‌ها ضروری است. گاهی اگر برخی اقدامات در زمان خود اجرا نشود، هزینه‌های زیادی، چه در اجرا و چه در آسیب‌های احتمالی، بر شرکت‌ها تحمیل می‌کند. حفظ تجهیزات و منابع انسانی، یک ضرورت است و بدون داشتن یک برنامه منسجم و متوازن در تمامی بدنه سازمانی نمی‌توانیم به ناب شدن در توزیع برق برسیم. به عبارتی می‌بایست ناب بیندیشیم و ناب رفتار کنیم. القای یک تفکر ناب در ایجاد یک عمل ناب بسیار موثر است.