پیامدهای کرونا بر نظام اداری شرکت آبفای استان قم
چکیده هدف این مطالعه، کشف آثار احتمالی بحران ناشی از کرونا بر نظام اداری شرکت آب و فاضلاب استان قم است. پرسش اصلی این است که اجرای سیاست فاصله گذاری اجتماعی در دستگاههای اجرایی و خصوصا در شرکت آبفای استان قم که منجر به کاهش ساعات اداری شده است، چه تغییراتی را در نظام اداری […]
چکیده
هدف این مطالعه، کشف آثار احتمالی بحران ناشی از کرونا بر نظام اداری شرکت آب و فاضلاب استان قم است. پرسش اصلی این است که اجرای سیاست فاصله گذاری اجتماعی در دستگاههای اجرایی و خصوصا در شرکت آبفای استان قم که منجر به کاهش ساعات اداری شده است، چه تغییراتی را در نظام اداری ایجاد کرده و این تغییرات چه پیامدها و چالش هایی را به دنبال خواهد داشت؟روش تحقیق، بهره گیری از مشاهدات پژوهشگران، مطالعات کتابخانه ای و فضای مجازی اینترنتی است. نتایج این مطالعه بیانگر آنست که در وهله اول اقدامات گسترده ای به منظور پیشگیری و مقابله با شیوع بیماری کرونا در این شرکت انجام گرفته است اما کاهش ساعت اداری کارکنان و دورکاری با چالش هایی رو برو بوده است. یکی از چالشهای اصلی عدم ارزیابی عملکرد کارکنان دور کار است که این امر به دلایل مختلف روی داده است. در بررسی های انجام شده برای بهبود عملکرد کارکنان دور کار و امکان ارزیابی آن توسط مدیران این شرکت راهکارهایی بدین شرح ارائه شد : ۱) ابزارهای لازم برای دورکاری کارمندان فراهم شود،۲) انتظارات و اهداف مدیران از کارمندان به روشنی تعریف شود۳) پیشرفت کارمندان در منزل پیگیری شود۴) ارتباطات هنگام دورکاری برقرار باشد. همچنین به کارمندان دور کار کشور توصیه می شود که هیچگاه در دورکاری، تحویل مسئولیت‌های خود را به تعویق نیاندازند. به کارگیری نتایج این مطالعه خواهد توانست پیامدهای منفی کرونا بر نظام اداری، خصوصا کاهش ساعات اداری و دورکاری را در شرکتهای آب و فاضلاب کشور بهبود بخشد.
مقدمه
تاثیرات شیوع بیماری کرونا بر نظام اداری از چند منظر مورد بررسی قرار می گیرد. با توجه به ضرورت رعایت فاصله گذاری اجتماعی، دستگاههای اجرایی و کل نظام اداری ملزم به تدارک و تمهید امکانات و ساز و کارهایی شدند که پیش‌ازاین بیماری، برنامه مشخصی برای آنها در دستور کار نبود. استفاده بیشتر از دورکاری کارکنان با هدف کاستن از تراکم حضور آنان در محیطهای اداری و کمک به سیستم های حمل و نقل عمومی که به تدارک زیرساختها و امکانات دورکاری کارکنان از سوی دستگاه ها منجر شد. تدارک امکانات و برنامه های خاص برای ارتقاء سطح بهداشت محیط و کارکنان از قبیل تهیه و توزیع ماسک و مواد بهداشتی، تعطیلی فعالیت محیطهای عمومی ادارات مانند آبدارخانه، غذاخوری و آشپزخانه، نمازخانه، اجتماعات و همایش های اداری تا اعمال کنترل‌های مقدماتی برای حصول اطمینان از عدم ابتلای کارکنان حاضر در ادارات ازجمله این تمهیدات هستند.
ضرورت تسریع در توسعه دولت الکترونیک و برقراری ارتباط بین دستگاه ها و سامانه های مختلف برای کاهش ترددهای مردم و مراجعه‌کنندگان بین ادارات، گسترش جلسات مجازی و وبینارها برای انجام هماهنگی های بین دستگاهی که منجر به استقرار سامانه های مورد نیاز ارائه خدمات الکترونیکی، اعم از سامانههای تعریف‌شده قبلی و سامانه های مورد نیاز شرایط کنونی مانند تکمیل برنامه میز خدمت در دستگاه های خدمت رسان شده است. کاهش مراجعه حضوری ارباب‌رجوع و خدمت گیرندگان به دستگاه های اجرایی و محیط های اداری از اهداف و اولویت‌های سازمان در این برنامه‌ریزی‌ها بوده است.
تاثیرپذیری بخش قابل توجهی از فعالیت های جاری و متداول نظام اداری مانند جلسات عمومی و همایش ها، جلسات کمیسیونها و شوراها، سفرهای استانی مسئولان و حضور آنان در مراسم ها و جلسات استانی و حتی جلسات دولت و کمیسیون های مربوطه، مجلس شورای اسلامی و کمیسیون های آن؛ از این شرایط که منجر به اتخاذ تمهیدات جدیدی در نظام تصمیم سازی و تصمیم گیری کشور شده است.
لذا همان‌طور که زندگی عادی مردم در اثر شیوع این بیماری دستخوش تغییرات جدی شده و به نظر میرسد تا مدتها ماندگار باشد، می توان گفت این تاثیرات در نظام اداری نیز بسیار جدی، عمیق و ماندگار خواهد بود و به تغییرات اساسی در روش های انجام کار دستگاه های اجرایی و حتی اولویت گذاری آنها در انجام ماموریت ها و وظایف منجر خواهد شد.
اقدامات انجام شده در مقابله با بیماری کرونا در شرکت آب و فاضلاب استان قم
شرکت آب و فاضلاب استان قم عهده دار تامین پایدار نیازهای پایه آب شرب و بهداشتی و همچنین جمع آوری، انتقال و تصفیه فاضلاب، استفاده مجدد و یا دفع بهداشتی پساب است. این شرکت خدمات و محصولات خود را به آحاد مشترکین در استان قم ارائه می دهد و بدین منظور در تعامل با شهروندان میلیونی کلان شهر قم قرار دارد. به جهت رعایت پروتکل های بهداشتی، کارکنان بخش اداری این شرکت در تقسیم بندی دور کاری قرار گرفتند و مابقی کارگران شیفتی و اپراتورهای تاسیسات آبرسانی و دفع فاضلاب و همچنین حوادث با رعایت پروتکلهای بهداشتی انجام وظیفه می نمایند.
این شرکت مطابق رویه های اداری کشور اقدام به اجرای دستورالعمل های مختلف ابلاغی از ستاد ملی کرونا، استانداری و پدافند غیر عامل نمود . در فضای داخلی شرکت اقدامات موثری صورت پذیرفت.
همچنین اقدامات انجام شده به منظور پیشگیری و مقابله با شیوع بیماری کرونا به شرح زیر انجام شده است:
- ارائه تمام خدمات آبفا ۲۴ ساعته و به صورت غیر حضوری
- رونمایی از نرم افزار ارتباط با مشتریان
- بهره برداری از شبکه فاضلاب بیمارستان فرقانی با حضور استاندار
- توقف عملیات قرائت کنتور به منظور حفظ سلامت شهروندان
- افزایش پاسخگویی به تماسهای تلفنی واحد ۱۲۲ به میزان ۷۰% و جلوگیری از مراجعه مشترکین
- افزایش تولید آب به میزان ۴۰ % نسبت به مدت مشابه قبل
- برگزاری جلسات با شرکت مهندسی آب و فاضلاب کشور به صورت ویدیو کنفرانس
- تنظیم کلر آزاد باقیمانده شبکه آبرسانی ۱-۵/۰ میلی گرم بر لیتر با هماهنگی مرکز بهداشت استان
- افزایش کلر آزاد باقیمانده پساب فاضلاب با هماهنگی مرکز بهداشت استان
- افزایش نظارت با افزایش تعداد آزمونهای انجام شده برای اطمینان از وجود کلر آزاد باقیمانده و عدم آلودگی میکروبی در شبکه آبرسانی، مخازن و خطوط انتقال
- ارائه برنامه جهت کنترل فرآیند تصفیه آب در راستای افزایش کیفیت آب شرب بهداشتی
- نظافت و گندزدایی و رنگ آمیزی تمامی آبسارهای فعال در شهر
- افزایش نظارت بر سامانههای گندزدایی و آنلاینهای کیفی برای اطمینان از کارکرد صحیح
- شستشوی شبکه آبرسانی جهت پیشگیری از ایجاد رسوبات و آلودگیهای احتمالی
- همکاری با مرکز بهداشت استان جهت گندزدایی سطوح شهری توسط ارگانهای سپاه، ارتش و شهرداری در حمل و ذخیرهی آب ژاول مورد نیاز
- پیاده سازی پروتکلهای وزارت بهداشت و دستورالعمل های ستاد پیشگیری از ویروس کرونا برای مشترکین و کارکنان شرکت و تهیه مواد ضدعفونی کننده ، ماسک ، دستکش و … به اندازه مورد نیاز
- همچنین اعتبارات ابلاغی و تخصیص یافته در مبارزه با کرونا به شرح ذیل می باشد:
| موضوع اعتبارات هزینه شده مقابله با بیماری کرونا | مبلغ(میلیون ریال) |
| پروژه اجرای شبکه فاضلاب بیمارستان فرقانی
برنامه ایجادشبکه جمع آوری ،خط انتقال و تصفیه خانه فاضلاب تاسیسات فاضلاب شهربه شماره طرح ۸۰۱ ق ۱۵۰۳۰۰۲ |
۲۲۶۵۸ |
کاهش ساعت اداری کارکنان و چالش های دورکاری
سازمان بین المللی کار برای دورکاری چنین تعریفی را ارائه داده است: “دورکاری شکلی از کار است که در محلی دورتر از اداره مرکزی انجام می‌شود و بدین ترتیب کارگر یا کارمند را از ارتباط شخصی با همکارانش جدا می‌کند و فناوری نوین نیز از طریق تسهیلات ارتباطی، موجب این جدایی می‌شود”. کمیسیون اروپایی دورکاری، کار از راه دور را استفاده از رایانه‌ها و ارتباطات راه دور به منظور تغییر موقعیت جغرافیایی محل کار و انجام وظایف شغلی تعریف می‌کند.
دورکاری، مزایایی را برای کارکنان، سازمان و جامعه به همراه داشته و به منظور غلبه بر برخی از چالش های سازمانی و فردی، ایجاد شده است.
دورکاری برای افراد، موجب مزایایی مانند توانایی ایجاد تعادل بین کار و زندگی، افزایش استقلال، ساعات کاری انعطاف‌پذیر، کاهش زمان و هزینه‌های سفر می‌شود. همچنین دورکاری امکان سازمان‌دهی بهتر زمان کاری برای کارکنان را فراهم می‌کند. محققان معتقدند که، دورکاری سبب افزایش کارایی کارکنان شده و این رویکرد، بخشی از برنامه‌های رفاه فراهم شده سازمان برای کارکنان است. برای سازمان نیز، دورکاری دارای مزایایی همانند افزایش انگیزش، انعطاف‌پذیری و امکان دسترسی به گروه‌های خاص جمعیت شناختی، بهره‌وری بالاتر، کاهش بی‌نظمی و بهبود تصویر سازمانی است. مزایای دورکاری برای جامعه را نیز می‌توان کاهش سفرهای درون شهری، کاهش آلودگی هوا، فراهم آوردن فرصت کار برای بانوان یا ناتوانان، صرفه‌جویی در مصرف انرژی و کمک به حفظ محیط زیست دانست.
دورکاری، اثرات منفی نیز به همراه داشته و هر دو گروه کارکنان و مدیران در مورد اثرات منفی بالقوه کار به دور از دفتر مرکزی، ابزار نگرانی کرده‌اند. چالش های اصلی افراد در دورکاری شامل، احساس جداشدگی از جامعه، عدم توانایی جداسازی مرز بین کار و زندگی، مشکلات خودنظمی و نبود حمایت حرفه‌ای است. چالش های سازمانی دورکاری را می‌توان مدیریت دشوار دورکاران، هزینه تجهیزات و مسائل امنیتی دانست. همچنین یکی دیگر از این چالش ها، مقاومت فرهنگی و نوع نگرش به دورکاری است. عدم تشخیص نیازها به تغییرات، هماهنگی دورکاران، هزینه نگه‌داشت برنامه دورکاری و کنترل دورکاران نیز از جمله چالش های قابل توجه به شمار می‌آید.
چالش های دور کاری در شرکت آب و فاضلاب استان قم
از آنجا که ارزیابی عملکرد دورکاری برای مدیران دشوار است. در شرکت آب و فاضلاب استان قم نیز بررسی عملکرد کارکنان دور کار عملا به نحو کامل انجام نشده است. دلایل مختلفی برای این موضوع وجود دارد . دلیل اول نبود زیر ساخت های لازم برای کلیه کارکنان شرکت آبفا در منزل جهت دور کاری است. فضای لازم برای انجام دور کاری و حداقل وجود سیستم های کامپوتری لازم و دسترسی به برخی سوابق مکاتبات فیزیکی باید وجود داشته باشد تا امکان انجام کار مفید از راه دور باشد . این در حالی است که اغلب کارکنان شرکت آبفای قم در مرحله اول از طریق موبایل به سیستم اتوماسیون اداری ورود پیدا کرده و برای تایپ نامه های اداری و پرینت مکاتبات امکانات لازم در منزل وجود ندارد.
دلیل دوم ابلاغ برنامه دورکاری از سوی مقامات ذیصلاح مثل استانداری اجباری بوده و لذا تعریف درستی برای انجام کار در آن دیده نشده است. در این مکاتبات هدف اول عدم حضور کارکنان در محیط اداری و کاهش تعداد کارکنان می باشد لذا عملکرد کارکنان در درجه دوم قرار دارد. دلیل سوم تعریف نشدن کار برای فرد دورکار در منزل است. مدیر باید بتواند برای کارمندش در زمان دورکاری یک کار مشخص تعریف کرده و سپس نسبت به ارزیابی آن بپردازد. دلیل چهارم عدم کنترل، پیگیری و ارتباط مدیر از نیروی دور کار خود در منزل است. به عبارتی مدیران تقریبا ارتباطی با نیروهای خود در ساعات دورکاری ندارند و از عملکرد آنها بی اطلاع هستند. در حال حاضر در شرکت آب و فاضلاب استان قم چالش های بر شمرده باعث شده دورکاری از روند اداری منسجمی برخوردار نباشد و چه بسا بازدهی و بهره وری مطلوب را نداشته باشد.
راهکارهایی برای ارتقای عملکرد دور کاری کارکنان در شرکت آب و فاضلاب استان قم
دورکاری می تواند برای افراد یک تیم کاری احساس انزوا ایجاد کند و حتی ممکن است برخی با دورکاری مقاومت کنند و بخواهند هر روز سر کار خود حاضر شوند. دورکاری همچنین می‌تواند بر تمرکز، احساس تیم و خلاقیت آنها نیز تأثیر بگذارد. به طور کلی مدیران شرکت آبفای قم برای بهبود عملکرد کارکنان در زمان دورکاری می توانند از راهکارهای زیر استفاده نمایند:
- ابزارهای لازم برای دورکاری کارمندان را فراهم کنید.
بسیار مهم است که مطمئن شوید کارمندان شما تمام ابزارهای لازم جهت دورکاری را در اختیار داشته باشند. از جمله دسترسی به لپ‌تاپ یا کامپیوتر، اینترنت مناسب، نرم‌افزارهای خاص و سایر ابزارهایی که برای کار در منزل به آن نیاز دارند. و اگر هر یک از کارمندان، قادر به دسترسی و تهیه‌ی ابزارهای مورد نیاز نباشند، شما باید امکانات لازم را در اختیارشان قرار دهید
- انتظارات و اهداف خود از کارمندان را به روشنی بیان کنید.
ارائه رهنمودها، تعیین مرزها و مرور اصول اولیه از مهم‌ترین اقداماتی هستند که باید در هنگام اجرای عملیات دورکاری انجام دهید. در دسترس باشید و در مورد اولویت‌ها، نقاط عطف، اهداف عملکردی و موارد دیگر پروژه‌ها شفافیت ایجاد کنید. چگونگی و زمان در دسترس بودن هر یک از اعضای تیم را مشخص کنید و مطمئن شوید که در صورت لزوم می‌توانید با آنها تماس داشته باشید. مانند زمان کار حضوری، مدیران باید کارمندان را از تغییرات مربوط به سیاست و موفقیت‌های شرکت آگاه ساخته و نکاتی برای کار در منزل به آنها ارائه دهند. مدیران همچنین باید قوانین رفتاری خاصی را در مورد ساعات کاری کارمندان، وضع کنند. مانند ایجاد انتظاراتی در مورد پاسخگویی به ایمیل‌ها بعد از ساعت کاری. این به کارمندان کمک می‌کند تا تعادلی سالم بین کار و زندگی خود داشته باشند و فشار کاری زیادی با دورکاری حس نکنند.
- پیشرفت کارمندان خود را پیگیری کنید.
از کارمندان خود بخواهید یک برنامه کاری به همراه وظایفی که باید در یک زمان مشخص انجام دهند، به شما ارائه دهند. این کار باعث از بین بردن نگرانی‌های شما می‌شود و به تیم شما ساختار لازم برای انجام نقش خود را می‌دهد. به یاد داشته باشید، فقط به دلیل اینکه نمی‌توانید ببینید که آنها در اتاق خود در منزل کار می‌کنند، به این معنی نیست که کار شما انجام نمی‌شود. پس به این روند اعتماد داشته باشید.
- به برقراری ارتباطات تأکید کنید.
ارتباط مدیران با کارمندان هنگام دورکاری بسیار مهم است، زیرا این امر کارمندان را از مهلت مقرر، منابع موجود، چالشهای مربوط به کار و انتظارات مدیران از جمله برنامه‌های کاری، مطلع می‌کند.
بهترین روش این است که از کارمندان بپرسید که هنگام دورکاری، چگونه می‌خواهند مدیریت شوند. گرچه مهم است که مدیران معیارهایی را که برای سازمان مهم است، دنبال کنند و آنها را به کارمندان خود اطلاع دهند، اما نظارت بیش از حد روی کارمندان می‌تواند نشانه‌های عدم اعتماد به آنها را نشان دهد. توجه کنید که اگر کارمندان شما به طور واضح ارتباط برقرار می‌کنند و اهداف و مهلت‌های تعیین شده برای وظایف خود را رعایت می‌کنند، دیگر جایی برای نگرانی و عدم اعتماد شما به آنها وجود نخواهد داشت.
نتیجه گیری
کرونا با ویژگی هایی که دارد و الزاماتی که در تعاملات بین انسان ها ایجاد کرده است، زندگی اجتماعی مردم را تحت تاثیر قرار داده و نظام اداری نیز به‌عنوان بخش مهم و اساسی جامعه که وظیفه ارائه خدمات به مردم و راهبری برنامه های توسعه در زمینه های فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی و حوزه عمومی را بر عهده دارد، از این تاثیر مستثنا نبوده است. ضرورت رعایت پروتکلهای بهداشتی و فاصله گذاری اجتماعی که تهیه و ابلاغ دستورالعمل های بهداشتی متعدد در سطح گسترده برای محیطها و فعالیت های مختلف را به دنبال داشت تاثیرات جدی در نحوه و شرایط فعالیت محیط های اداری، اقتصادی و خدماتی از جمله کاهش ساعات اداری و دورکاری گذاشته است. دورکاری، مزایایی را برای کارکنان، سازمان و جامعه به همراه داشته و به منظور غلبه بر برخی از چالش های سازمانی و فردی، ایجاد شده اما اثرات منفی نیز به همراه داشته است .
از آنجا که به طور کلی ارزیابی عملکرد دورکاری برای مدیران دشوار است. به دلایل مختلفی در شرکت آب و فاضلاب استان قم نیز بررسی عملکرد کارکنان دور کار عملا به نحو کامل انجام نشده است. برای رفع این مشکل در این شرکت راهکارهایی بدین شرح ارائه شد : ۱) ابزارهای لازم برای دورکاری کارمندان را فراهم کنید،۲) انتظارات و اهداف مدیران از کارمندان به روشنی بیان گردد۳) پیشرفت کارمندان در منزل پیگیری شود۴) در برقراری ارتباطات هنگام دورکاری تأکید گردد.
در پایان به کارمندان دور کار شرکت های آبفای استانی کشور توصیه می شود که هیچگاه در دورکاری، تحویل مسئولیت‌های خود را به تعویق نیاندازند. به تعویق انداختن مکرر کارها باعث از بین رفتن اعتماد مدیران خواهد شد. پس زمانبندی درست و برنامه‌ریزی را در دستور کار خود قرار داده و برای انجام هر وظیفه، زمان خاصی را در نظر بگیرید و مطمئن باشید که قادر خواهید بود تا آن را به خوبی تکمیل کنید. این نکته اهمیت زیادی دارد که هیچگاه نباید اجازه داد تا شرکت خود به خاطر کوتاهی شما، از مسیر پیشرفتش بازبماند. چرا که این کار باعث سلب اعتماد مدیران و مشترکین خواهد شد. حتی یک کارمند دورکار می‌تواند (در صورت تمایل) اندکی از وقت خود را صرف انجام کارهای عقب افتاده شرکت کرده و به همکارانش در انجام مسئولیت‌هایشان کمک کند.
منابع
- ایمانی جاجرمی، ح. (۱۳۹۹). پیامدهای اجتماعی شیوع ویروس کرونا در جامعه ایران. ارزیابی تاثیرات اجتماعی, ۱(۲ (ویژه نامه پیامدهای شیوع ویروس کرونا-کووید ۱۹) ), ۸۷-۱۰۳.
- قاسمی، ا. (۱۳۹۹). پیامدهای کرونا بر شهر و شهرسازی آینده. ارزیابی تاثیرات اجتماعی, ۱(۲ (ویژه نامه پیامدهای شیوع ویروس کرونا-کووید ۱۹) ), ۲۲۷-۲۵۳.
- https://www.bmsd.net/fa-IR/blogs/Note/teleworking-challenge ( تاریخ بازدید ۹ شهریور۱۴۰۰)
- https://www.ibena.ir/news/118467 ( تاریخ بازدید ۹ شهریور۱۴۰۰)
عبدالهادی مطهری: مدیر دفتر کنترل طرحها و مدیریت پروژه، شرکت آبفای قم، ۳۱۳@Gmail.com
علی کریمیان:معاون برنامه ریزی و توسعه سرمایه گذاری،شرکت آبفای قم، karimian_kp@yahoo.com
ارسال دیدگاه